Sprawozdania do BDS

Rozliczanie czynnika R32 – obowiązki firm F-Gaz w 2026 roku | Dokumentacja i ewidencja

Przezadmin

Czy trzeba rozliczać czynnik R32 – obowiązki instalatora i firm F-Gaz w 2026 roku

W 2026 roku temat rozliczania czynników chłodniczych, w tym popularnego R32, jest jednym z najczęściej pojawiających się zagadnień w branży HVAC. Wynika to z zaostrzania przepisów środowiskowych, rosnącej kontroli nad obrotem fluorowanymi gazami cieplarnianymi oraz obowiązków dokumentacyjnych nakładanych na przedsiębiorców. W praktyce wiele firm instalacyjnych i serwisowych zastanawia się, czy zakupiony czynnik R32 trzeba ewidencjonować, raportować lub rozliczać w systemach państwowych. Odpowiedź nie jest jednozdaniowa, ponieważ zależy od kilku czynników: sposobu wykorzystania czynnika, rodzaju działalności firmy oraz formy jego zakupu.

 

Charakterystyka czynnika R32 a obowiązki formalne

Czynnik R32 należy do fluorowanych gazów cieplarnianych (F-gazów). Jest szeroko stosowany w nowoczesnych systemach klimatyzacji i pompach ciepła ze względu na dobrą efektywność energetyczną oraz niższy współczynnik GWP w porównaniu do starszych czynników, takich jak R410A. Mimo że R32 jest uznawany za bardziej ekologiczny, nadal podlega przepisom dotyczącym obrotu, magazynowania i ewidencji F-gazów.

W praktyce oznacza to, że obrót czynnikiem R32 nie jest całkowicie dowolny. Firmy zajmujące się instalacją, serwisem, odzyskiem lub sprzedażą urządzeń zawierających F-gazy muszą prowadzić odpowiednią dokumentację. W wielu przypadkach obowiązek ten dotyczy także samego zakupu i zużycia czynnika.

 

System monitorowania F-Gazów w Polsce

W Polsce głównym systemem monitorowania obrotu F-gazami jest baza prowadzona przez Baza Danych Sprawozdań (BDS), zarządzana przez Instytut Chemii Przemysłowej. System ten służy do raportowania danych dotyczących produkcji, importu, eksportu, sprzedaży oraz wykorzystania fluorowanych gazów cieplarnianych.

Nie każda firma instalacyjna musi składać raporty do BDS, jednak obowiązek ten pojawia się w określonych sytuacjach – szczególnie gdy przedsiębiorstwo wprowadza F-gazy do obrotu lub dokonuje ich dalszej odsprzedaży.

 

Czy instalator musi rozliczać zakupiony czynnik R32?

W większości przypadków instalator kupujący czynnik R32 wyłącznie do własnych prac serwisowych nie musi składać oddzielnych raportów sprzedażowych. Jednak musi:

  • prowadzić ewidencję magazynową czynnika,

  • dokumentować zużycie w urządzeniach klientów,

  • wykazywać ilości użyte w ramach wykonywanych usług,

  • przechowywać dokumenty zakupu i karty przekazania odpadu (jeśli dotyczy).

Obowiązek raportowania pojawia się częściej wtedy, gdy firma sprzedaje czynnik innym podmiotom lub wprowadza go do obrotu handlowego.

 

Kontrole i nadzór instytucji państwowych

W Polsce nadzór nad przestrzeganiem przepisów F-gazowych sprawuje między innymi Urząd Dozoru Technicznego. Podczas kontroli sprawdzane są m.in.:

  • certyfikaty F-gaz personelu i przedsiębiorstwa,

  • dokumentacja urządzeń,

  • ewidencja czynnika,

  • sposób magazynowania i transportu.

W praktyce kontrolerzy zwracają uwagę głównie na spójność dokumentacji – czyli czy ilość zakupionego czynnika zgadza się z ilością zużytą i stanem magazynowym.

 

Ewidencja czynnika – co powinna zawierać

Profesjonalna ewidencja powinna zawierać:

  • datę zakupu czynnika,

  • ilość i numer partii,

  • dostawcę,

  • miejsce magazynowania,

  • datę użycia czynnika,

  • numer urządzenia lub klienta,

  • ilość odzyskaną (jeśli była).

Prowadzenie takiej dokumentacji znacząco ułatwia przejście kontroli i zabezpiecza firmę przed ewentualnymi karami administracyjnymi.

 

R32 a obowiązki środowiskowe firmy

Firmy HVAC są traktowane jako podmioty mające wpływ na środowisko. Dlatego coraz większy nacisk kładzie się na:

  • ograniczanie emisji,

  • odzysk czynnika,

  • prawidłową utylizację,

  • dokumentowanie strat.

R32 mimo niższego GWP nadal jest gazem cieplarnianym i jego emisja podlega regulacjom środowiskowym.

 

Najczęstsze błędy firm instalacyjnych

W praktyce rynkowej najczęściej spotykane błędy to:

  • brak ewidencji zużycia czynnika,

  • przechowywanie butli bez oznaczeń,

  • brak powiązania zużycia z konkretnym zleceniem,

  • brak kontroli stanów magazynowych,

  • brak dokumentów odzysku.

Błędy te mogą skutkować karami finansowymi lub problemami podczas kontroli.

 

Czy R32 będzie bardziej kontrolowany w kolejnych latach?

Trend legislacyjny jasno pokazuje, że kontrola nad F-gazami będzie rosnąć. Unia Europejska systematycznie zaostrza przepisy dotyczące emisji gazów cieplarnianych, a państwa członkowskie wdrażają coraz bardziej szczegółowe systemy monitorowania.

Można się spodziewać, że w kolejnych latach ewidencja czynnika będzie jeszcze bardziej cyfrowa i automatyczna.

 

Jak przygotować firmę na kontrole i obowiązki F-Gaz

Najlepszą praktyką jest wdrożenie procedur obejmujących:

  • zakup czynnika,

  • magazynowanie,

  • wydanie do pracy,

  • odzysk,

  • utylizację,

  • raportowanie.

Firmy, które mają gotowe procedury, przechodzą kontrole znacznie sprawniej i minimalizują ryzyko błędów.

 

Podsumowanie – czy trzeba rozliczać czynnik R32 w 2026 roku

Podsumowując – instalator nie zawsze musi raportować sam zakup czynnika R32 do systemów państwowych, ale praktycznie zawsze musi prowadzić jego ewidencję. Kluczowe znaczenie ma sposób wykorzystania czynnika oraz charakter działalności firmy. Jeśli czynnik jest wykorzystywany wyłącznie w usługach serwisowych, obowiązki są mniejsze niż w przypadku firm handlujących F-gazami.

Najważniejsze jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji i zachowanie zgodności pomiędzy zakupem, zużyciem i stanem magazynowym. W 2026 roku profesjonalne zarządzanie dokumentacją F-gaz staje się standardem rynkowym, a nie tylko wymogiem formalnym.

Podobne wpisy